7.Seguretat i confidencialitat dels arxius

Seguretat dels arxius convencionals:

La seguretat de dades és un problema que es presenta com a conseqüència de diverses causes, entre les quals s'han d'esmentar les següents:

·                     Deteriorament de la documentació pel mateix ús, per l'envelliment del document, per un ús descurat o a causa de manipulacions incorrectes.

·                     Pèrdua de la documentació per robatori, destrucció...

·                     Avaries al local on s'emmagatzema l'arxiu: inundació, incendi...

Hi ha documents que cal guardar duplicats a llocs separats, o considerar quins arxius són més importants, i disposar d'un sistema més segur d'arxiu pel que fa a ells. Amb aquesta finalitat podem utilitzar: armariets, escriptoris o calaixos amb claus, capses o càmeres de seguretat, magatzems especials, claus o xifres en clau que bloquegen l'accés a la memòria de l'ordinador.

Els documents que van firmats de puny i lletra s'han de guardar, a no ser que estiguin autentificats mitjançant una signatura electrònica, que és un conjunt de dades electròniques que identifiquen una persona en concret; se sol unir al document que s'envia per mitjà telemàtic, com si es tractés d'una firma tradicional i manuscrita.

És convenient crear un procediment per a l'ús i la manipulació dels arxius i establir plans d'emergència contra incendis i inundacions, i mesures de seguretat contra robatori.

Seguretat dels arxius informàtics:
Quan el valor de la informació és molt gran, és convenient disposar de còpies de seguretat custodiades a diferents llocs, a fi d'evitar que un desastre fortuït, com ara foc o inundació, destrueixi totes les còpies i amb elles la possibilitat de recuperar la informació.
La informació que es troba en un arxiu informatitzat és més fàcil de copiar, alterar, mostrar o utilitzar per personal no autoritzat.
És molt eficaç contractar empreses especialitzades en la custòdia d'arxius per salvaguardar la documentació de l'empresa.
És important disposar d'un bon programa antivirus per evitar la pèrdua de documentació a l'empresa.

Confidencialitat de la documentació:

És obligatori guardar la deguda reserva i discreció sobre qualsevol document que es maneja a l'empresa, no tan sols per preservar la informació relativa a les activitats que es porten a terme, sinó també sobre el funcionament intern i especialment pel que fa a les dades personals dels treballadors i els clients.
Pel que fa a la seva difusió, podem classificar la documentació en: 

·                     Pública: Poden tenir accés totes les persones d'una empresa.

·                     Restringida: Requereix autorització per ser entregada a les persones que la sol·liciten.

·                     Confidencial: És aquella la divulgació de la qual pot causar perjudicis a l'empresa, als seus membres o a tercers.

La direcció de l'empresa o els caps de cada departament són els que s'encarreguen d'establir les mesures de seguretat i els controls d'accés a la documentació. Són també els encarregats de determinar quin personal dins l'empresa pot tenir accés a la documentació restringida i confidencial.