5. L'arxiu Informatic

Ens referim al conjunt organitzat de documenent produïts, rebuts o conservats per una institucióo persona a traves d'un Mitja electronic

5.1 L'US DE L'ARXIU INFORMATIC

Aconseguir que en una oficina es un repte de la nostra epoca ja que les empreses estan obligades a conservar una gran quantitat de documents originals durant anys.

Això fa que avui dia ens trobem amb la documentació en paper i que tots els documents siguin generats de manera electrònica (e-mails, formularis electrònics...) i l’intercanvi d’informacio.

Per exemple de l’intercanvi i la tramitacio d’informacióde forma electrónica son les comunicaciones amb la seguretat Sociala través del sistema RED ( Red electrónica de Documents) a la factura electrónica com la llei 11/2007  de Juny..

Per guardar documents a l'ordinador que tenim en suport paper s'escanegen, així es digitalitzen documents (comandes, albarans, factures...) i imatges.

El desenvolupament de les noves tecnologies de la informació ha permès facilitar les tasques arxivístiques a l'empresa, pel fet de poder guardar els documents en suport informàtic al disc dur de l'ordinador, en els servidors de la xarxa o bé en dispositius d'emmagatzematge extern.

Els arxius informàtics presenten els avantatges següents:

Permeten emmagatzemar i actualitzar una gran quantitat d'informació sense ocupar gaire espai.

Ofereixen una multitud d'opcions de recerca i catalogació d'arxius.

Amplien considerablement les modalitats de presentació i edició dels documents.

Redueixen enormement el consum de paper.

5.2 CARACTERISTIQUES GENERALS DELS ARXIUS INFORMATICS

Aquestes són les característiques generals que s'han de conèixer dels arxius informàtics:

·                     Nom i extensió.  Cada arxiu es individual i es pot reconeixer per un nom i una extensió convencional que sol identificar-ne el format el qual sol servir per ressenyar el contingut a l’arxiu

·                     Dades sobre l'arxiu. Segons el sistema d'arxiu que es faci servir, es guarda la data de creació, la de modificació i la de darrer accés.

·                     Mida. Els arxius poden mesurar-se en bytes, kilobytes, megabytes, gigabytes...

·                     Ubicació. Cada arxiu pertany a un directori i subdirectori. La ruta d'accés a un arxiu sol començar amb la unitat lògica que el conté i els successius subdirectoris fins arribar al directori contenidor.

Arxius de text	Txt
Documents enriquits	Doc , rtf , pdf
Executables	Exe ,  com
Dades	Xls , dbs
Imatge	Jpg ,  png,   bmp,   gif,
Audio	Wav,   mp3,  au   , mid
Vídeo	Mpg  , avi ,  asf

5.3 DISPOSITIVOS D'EMMAGATZEMATGE DELS ARXIUS INFORMATICS

A causa de la gran quantitat d'informació que es maneja a les empreses, els dispositiu d'emmagatzematge són una eina imprescindible. Hi ha diversos dispositius per emmagatzemar els documents. Es poden classificar en:

Dispositius magnètics: Poseeixen plats circulars plans que estan revestits per una capa de material magnetitzable. La capacitat d'emmagatzematge varia segons el dispositiu:

Microfilm:	Pel·lícula que reprodueix documents gràfics, cosa que permet l'emmagatzematge i la manipulació
Cinta magnètica:	Formada per una cinta de plàstic recoberta de material ferromagnètic en la que es registren els caràcters en forma de combinacions de punts.
Tambor magnètic:	Cilindres amb material magnètic capaç de retenir informació, que es grava i es llegeix mitjançant un capçal el braç del qual es mou en la direcció de l'eix de gir del tambor.
Disquet o disc flexible	Està format per una peça circular d'un material magnètic que permet gravar i llegir dades.
Disc dur	S'encarrega de guardar la informació de forma permanent dins l'ordinador
Dispositius òptics:	Fan servir les propietats del làser, i són els que s'han generalitzat més, a causa de la rapidesa d'accés directe a la informació i a l'elevada capacitat d'emmagatzematge
CD-ROM:	És un disc compacte amb una gran capacitat d'emmagatzematge que pot ser llegit tants cops com es desitgi, però el contingut del qual no e spot modificar un com ja ha estat gravat.
CD-RW:	Té la capacitat del CD-ROM, amb la diferència que aquests discos són reenregistrables, cosa que els dóna una gran ventatge
DVD	És un dispositiu d'emmagatzematge massiu de dades l'aspecte del qual és idèntic al d'un CD-ROM, encara que conté fins a 25 vegades més informació i la pot transmetre a l'ordinador 20 cops més ràpid que aquell
DVD-RW	Són DVD reenregistrables; permeten que la seva informació sigui gravada, esborrada i tornada a gravar diverses vegades.
BLU-RAY	És un disc de nova generació de 12 centímetres de diàmetre per a vídeo d'alta definició i emmagatzematge de dades d'alta densitat
Altres dispositius:	Es connecten externament a l'ordinador.
Disc ZIP	Dispositiu magnètic, extraïble i d'alta capacitat. Serveix per fer còpies de seguretat.
Pen drive:	Dispositiu que ofereix una gran versalitat i seguretat, ja que la mida no supera la d'un clauer. Tenen una gran capacitat d'emmagatzematge