3. L'organització i el funcionament de l'arxiu

L’arxiu es una eina fonamental

·         Ha de ser fácil i ràpid d’usar

·         Ha de fer una selecció

·         S’hi ha d’aplicar unes normes precises i generals

·         Ha de ser segur pel que fa a a conservació dels documents

·         S’hi ha de verificar l’eficàcia dels sistemes, els mèetodes i les tècniques emprats.

·         Ha de ser economicament rendible.

A l’hora d’organitzar l’arxiu hem de tenir en compte les necesitats de l’empresa . Cal doncs fer un analisi les funcions que duu a terme, per establir un sistema de classificació i ordenació documental

El resultat final és l’obtenció d’un docuement anomenat  quadre de classificació de l’arxiu, en el qual s’identifiquen els diferents els diferents fons de l’organització, com també les succesuves subdivisions d’aquests.

-Organització de l’arxiu

Un document travessa diverses fases diverses fases desde que s’elabora,i durant un periode curt es una eina d’un intensiu

Aquest procés de decaïment del valor del document es coneix per cicle de vida del document

Per valorar a l’hora de conservar un document hem de tenir en compte els aspectos juridics associats al document.

I es determina si s’ha eliminat o s’ha conservat un termini mes llarg

Tambe conve en aquesta fase identificar la documentació que es suceptible de ser considerada com a confidencial i les persones que hi poden tenir acces: s’organitza :

1.       Segons l’utilitat

2.       Segons l’ubicació

-Segons l’utilitat

·         Arxiu de gestió. També anomenat arxiu de oficina. És el que conté els documents de consulta diaria de recent actualitat. Molta freqüencia d’utilitat.

·         Arxiu intermedi. El formen els documents de consulta poc freqüent

·         Arxiu historic. Tambe anomenat definitiu. Conté els documents de consulta practicament nul·la

-segons l’ubicació

·         Arxiu centralitzat: quan tots els documents es guarden al mateix lloc i están a carrec normalment d’una o diverses persones

A les petites empreses l’arxiu centralitzat compren l’arxiu de gestió

·         Arxiu descentralitzat : si els documents es troben a diferents departaments i seccións de l’empresa

	Avantatges	Inconvenients
Arxiu centralitzat	-Tots els documents están al matéis lloc -          Mes control -          Hi ha una o diverses persones responsables de l’rxiu	-Temps emprat per acudir a l’arxiu i sol·licitar els documents - implica mes cost de manteniment i gestio de l’arxiu
Arxiu descentralitzat	-Menys temps emprat per localitzar els documents. -implica un menor cost de manteniment - l’accesibilitat als documents arxivats es inmediata	-Ocupen espai dins dels departaments. -no hi ha una persona responsabe del arxiu - Hi pot haver disparitat de criteris a l’hora d’arxivar entre els diferents departaments o seccions de l’empresa

Claus per a l’us i l’organització de l’arxiu

El que fa normes d’us i organització d’un arxiu , en destaquem aquestes

·         Cada empresa fixara el sistema mes convenient

·         Els caps o responsables establiran las normes que cal seguir per arxivar els documents

·         Cal tenir información del tractament

·         El escrit escollit ha de permetre la localització rápida dels docuements

·         Las normes han d’especificar la manipulació

·         Cal emprar sistemes d’ordenació

·         Es important que tots els emleats de l’empresa coneguin les normes d’utilització

·         No han de donar dubtes

·         Ha de ser gestionada de forma rápida i eficaç

·         No s’han de deixar documents pendents d’arxivar

·         S’han de fixar temps de permanencia dels documents

·         L’acces a la documentació ha de ser agil

·         S’haura de disposar de mesures de seguretat

·         Es convenient guardar una copia

·         S’haura de disposar dels mitjans adients i seleccionar el material neccesari que permet protegir es documents

Per que el treball de l’oficina es desenvolupa de manera adient es imprescindible que tots els documents es trobin degudament ordents i arxivats, de forma que la seva localització sigui rápida 

A) Passos per arxviar un document
-Coneixer previament
- Identifiquem previament el tipus de document
- Compromvem que cal arxivar-lo
- Fem una Copia
-Localitzem on el guardarem
- Procedirem a arxirvar-lo

B)Com arxivar Missatges de correu electronic
Per arxivar  de correu electronic podem crear carpetes i guardar missatges.